Kwaliteitsmanager processen

Dan is dit jouw uitdaging!

Door wet- en regelgeving en de veranderende samenleving staat de Gemeente Amstelveen midden in de digitale transformatie, die verder reikt dan technologie. Een van de doelstellingen die in alle digitaliseringsprojecten voorkomt is het optimaliseren van processen (samen, betrokken en oplossingsgericht).
De kwaliteitsmanager heeft een grote impact op de doorontwikkeling van procesbeschrijvingen en is verantwoordelijk voor het opzetten, borgen en uitbouwen hiervan. Een belangrijke component in de doorontwikkeling van procesbeschrijvingen is het centraal stellen van de informatiestromen in het bijzonder en de informatiehuishouding in het algemeen. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor de implementatie van procesbeschrijvingen in relatie tot Control, kwalitatief hoogstaande informatiehuishoudingen en data gedreven sturen. Daarnaast beheer je de randvoorwaarden voor de organisatie zodat processen voldoen aan normen vanuit o.a. AVG, Archiefwet- en regelgeving, rechtmatigheid.

Je staat in direct contact met de stakeholders, proces- en applicatie eigenaren en houdt de kaders voor het beschrijven van processen en de ontwikkelingen op zowel strategisch als sturend niveau (in en buiten de organisatie) goed in de gaten. Je brengt deze kaders en ontwikkelingen actief naar stakeholders en eigenaren en begeleidt de vakafdeling met de procesbeschrijvingen en de vastlegging ervan in de applicatie Engage.

Daarnaast heb je een sturende en bewakende rol in het kader van de organisatie brede toepassing van Engage voor het creëren en registreren van procesbeschrijvingen. En de kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding en de centrale rol van Engage hierin.

Wat ga je doen?

• Verantwoordelijk voor het verder uitrollen, borgen en opstellen van een uniforme aanpak voor procesmanagement binnen de gemeente.
• Eindverantwoordelijk voor een overzichtelijke uniforme processenstructuur, onderlinge verbondenheid, de integrale kwaliteit en de eindcontrole op de procesbeschrijvingen.
• Beheert de randvoorwaarden en kaders voor het opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen en voert regie op het organisatiebreed toepassen hiervan. Hiertoe is er regelmatig afstemming met de proceseigenaren voor het creëren van draagvlak.
• Verzorgt training en coaching aan proceseigenaren en procesbeheerders met betrekking tot procesmanagement.
• Volgt en vertaalt ontwikkelingen rond procesmanagement en adviseert directie en proceseigenaren over de doorontwikkeling van procesmanagement.
• Slaat bruggen en legt verbindingen tussen processen van verschillende afdelingen en schakelt moeiteloos tussen strategisch, tactisch en uitvoerend niveau.
• Communiceert actief binnen de organisatie over de mogelijkheden van Engage (modelleren, raadplegen etc.) en stimuleert het gebruik daarvan.
• Organiseert de gebruikersondersteuning van Engage, en is voorzitter bij gebruikersoverleggen (intern en extern). Heeft een actieve rol bij het opzetten van een community om de samenwerking en samenhang in de organisatie te stimuleren.
• Legt verantwoording af aan directie en rapporteert over de implementatiegraad van procesmanagement in de organisatie.
• Regisseren, organiseren, faciliteren en uitvoeren van audits op kwaliteit processen en kwaliteit procesbeschrijvingen.

Op te leveren resultaten

• Zorgdragen dat er per team in de organisatie processen beschreven zijn die voldoen aan de kwaliteitseisen-normen en vervolgens deze kwaliteitseisen jaarlijks uitbreiden en zorgdragen dat de processen ook weer aan deze verbeterde kwaliteitseisen gaan voldoen.
• Kwaliteitseisen opstellen en blijven optimaliseren en deze inbedden bij de procesbeheerders en proceseigenaren.
• Jij bent verantwoordelijk dat eind 2025 alle processen voldoen aan de Kwaliteitseisen-norm 2025. Indien nodig beschrijf jij ook zelf processen om dit resultaat te behalen.
• Uitkomsten audits rapporteren aan directie.
• Engage trainingen verzorgen aan procesbeheerders.
• Zorgdragen voor uniforme wijze van processen beschrijven in Engage door alle procesbeheerders.
• Meewerken aan verbetering volwassenheidsniveaus procesmanagement in organisatie. Verbeteren van processen nav audits op informatiehuishouding vanuit Team informatievoorziening.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde WO-opleiding.
• Minimaal 4 jaar werkervaring als procesconsultant.
• Audit ervaring op processen en procesbeschrijvingen.
• Je hebt aantoonbare ervaring met zaakgericht werken.

De ideale kandidaat is een ervaren senior proces consultant met ruime ervaring op het gebied van digitalisering in een bestuurlijke omgeving met een groot ICT component. Het is fijn als je kennis van methoden en standaarden op het gebied van procesmanagement (Prince II) hebt, van de WOO en informatiebeheer. We zoeken verder iemand die ervaring heeft met agile werken, overtuigingskracht heeft, analytisch en doortastend is.

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert.

Wat bieden wij jou?

Salaris & contract

• Een salaris tussen €3.602,- en €5.313,- bruto per maand (Cao Gemeenten, schaal 10) op basis van een 36-urige werkweek. Inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Boven op je maandelijkse salaris krijg je van ons ook een individueel keuzebudget van 17,05% dat je kunt laten uitbetalen of fiscaalvoordelig kunt uitruilen voor de kosten van bijvoorbeeld een sportabonnement. Ook kun je dit gebruiken voor het kopen van extra vakantiedagen.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt- inclusief een solide vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract.

En wat nog meer?

Een uitdagende functie binnen een professioneel, ambitieus en informeel team, waarin je ruimte krijgt voor jouw ideeën. Uiteraard hebben wij nog andere aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Of je voorkeur nu uitgaat naar een goed salaris of meer tijd voor je gezin, sport en hobby's. Het kan allemaal! Bekijk onze arbeidsvoorwaarden. 

Wie zijn wij?

De ambtelijke organisatie AA werkt voor de gemeentebesturen van Aalsmeer en Amstelveen. Twee gemeentebesturen voor een totaal van ongeveer 120.000 inwoners, bediend door één ambtelijke organisatie.
Onze afdeling Automatisering en Informatiemanagement (A&I) bestaat uit de teams Advies & projecten, Infrastructuur & Servicedesk, Applicaties, Informatievoorziening en Basisinformatie. De afdeling is verantwoordelijk voor ICT beheer en onderhoud, de geo- en basisregistraties, de documentaire informatievoorziening, proces- en projectmanagement en advies.

In het team Informatievoorziening zitten de specialisten, die veel kennis hebben van informatie, digitalisering en informatieprocessen. Zij houden zich bezig met het brede gebied van informatievoorziening, waaronder het archiveren, het adviseren, het (her)vinden van informatie en de vastlegging en optimalisatie van informatieprocessen. Kaders/beleid opstellen hoe om te gaan met informatie, het meten/regisseren en verbeteren van de kwaliteit van de informatiehuishouding samen met de organisatie. Maar daarnaast ook met het ontwerpen, digitaliseren en inrichten van processen, in applicaties, zoals het Microsoft 365 platform, het verlenen van gebruikersondersteuning en het voortouw nemen in de digitalisering van organisatieprocessen voor burgers, bedrijven, maar ook voor de interne organisatie. In dit team doe je veel kennis op over een van de meest essentiële onderdelen van onze hedendaagse digitale samenleving, namelijk informatie. In dit team kun je veel vakkennis op doen, advies geven aan gebruikers van digitale voorzieningen meedenken met klantwensen en deze omzetten naar een applicatie-inrichting, bijvoorbeeld voor digitale dienstverlening of andere digitale platforms zoals M365. Maar ook het vastleggen en registreren van informatie en processen en hierop beleid ontwikkelen.  

Enthousiast geraakt?

Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie! Doe dit zo snel mogelijk. Zodra een geschikte kandidaat reageert, starten we de sollicitatiegesprekken.
Voor inhoudelijke vragen kun je bellen met Eliza Bole (Teamleider Informatievoorziening). Voor vragen over de procedure kun je terecht bij Michelle Doedens (Corporate Recruiter). Zij zijn bereikbaar via 020-540 4911. Je kunt je vragen ook stellen via WhatsApp op 06 – 42 05 89 17.

Wat verder goed is om te weten

• Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Als ambtenaar leg je aan het begin van de aanstelling een ambtseed/belofte af.
•  Een referentiecheck maakt deel uit van onze selectieprocedure.
• Deze vacature hebben wij in eigen beheer. Daarom gaan wij niet in op acquisitie.

Talent staat bij ons voorop
Jouw talent staat centraal, ongeacht wie je bent en waar je vandaan komt. Hoe je achternaam gespeld is, hoe oud je bent, van wie je houdt, wat je gelooft en of je een beperking hebt, zegt niks over jouw geschiktheid voor deze vacature. Talent als basis, diversiteit als kracht. Voel je welkom om te solliciteren!