Specialist informatie- en archiefbeheer

Dan is dit jouw baan!

Bij Gemeente Amstelveen krijg je de kans om écht impact te maken: jij helpt ons klaar te zijn voor de nieuwe Archiefwet en tilt onze informatiehuishouding naar een hoger niveau. Je werkt samen met collega's uit de hele organisatie en bent hét aanspreekpunt als het gaat om goed informatie- en archiefbeheer. Jij ziet wat beter kan, pakt door en zorgt dat processen soepel lopen, van vernietiging tot overbrenging en van metadata tot applicatiebeheer.

Dit ga je doen

Signaleren van knelpunten en adviseren over verbeteringen in informatie- en archiefbeheer.
Begeleiden én uitvoeren van processen rondom vernietiging, (digitale) overbrenging, informatie- en archiefbeheer. Ondersteunen van de (senior) adviseurs.
Voorbeelden:

• Input geven voor de richtlijnen en beleidskaders op het gebied van duurzaam toegankelijke informatie, (digitaal) informatie- en archiefbeheer
• Adviseren van afdelingen over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en selectielijsten
• Begeleiden van afdelingen bij ordenen, registreren, archiveren en digitaal werken
• Beheren van de zaaktypencatalogus (iNavigator) en het centrale archiefsysteem
• Het ondersteunen en uitvoeren van de vernietiging in applicaties zoals het zaaksysteem, cen-traal archiefsysteem, Suite4SD, Fixi, Microsoft 365, JKC)
• Voorleggen van vernietigingslijsten aan afdelingshoofden en archiefinspecties en deze met hen bespreken
• Samen met de adviseurs opzetten en coördineren van overbrenging van fysieke archieven naar het Noord-Hollands Archief en het Stadsarchief Amsterdam
• Samen met de adviseurs opzetten en coördineren van overbrenging van digitale archieven naar de e-depots
• In overleg met de organisatie en archiefbewaarplaatsen particuliere collecties innemen
• Beheren van het archiefdepot (onder andere klimaathuishouding en toegang)
• Coördineren en uitvoeren wekelijkse kwaliteitscontroles met de informatiebeheerders (metada-ta, dossiers, documenten, vervuiling in systemen)
• Coördineren en uitvoeren verbeteracties met de informatiebeheerders en organisatie

Wat je bereikt

• Eind 2027 staan alle aangewezen applicaties op orde met tijdige vernietiging en overbrenging.
• Digitale overbrenging is succesvol opgestart.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde hbo‑opleiding, bij voorkeur richting informatiemanagement of recordmanage-ment.
• VVA, SOD I en SOD II afgerond óf de bereidheid om deze te behalen.
• Ervaring met digitaal zaakgericht werken en moderne informatiesystemen.
• Kennis van informatiebeheer en relevante wetgeving, zoals de Archiefwet.
• Bekendheid met gemeentelijke processen of vergelijkbare administratieve omgevingen.
• Ervaring met informatie- en archiefbeheer, inclusief vernietiging en overbrenging.
• Een nauwkeurige, verantwoordelijke werkhouding en scherp oog voor detail.
• Het vermogen om effectief samen te werken met collega's en externe partners.
• Pre: ervaring met digitale overbrengingen.

De ideale kandidaat is een ervaren specialist op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Jij neemt de organisatie mee in de wereld van de Archiefwet en hoe belangrijk onze informatiehuis-houding is. Met ruime ervaring op het gebied van digitalisering in een bestuurlijke omgeving met een grote ICT-component. We zoeken iemand die ervaring heeft met digitaal zaakgericht werken en overtuigingskracht heeft, iemand die samen wil werken, analytisch en doortastend is. Een den-ker en een doener die actief samenwerkt met de adviseurs en beheerders om de informatiehuis-houding op orde te krijgen en te houden.

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen €3.824,- en €5.624,- bruto per maand (Cao Gemeenten, schaal 10) op ba-sis van een 36-urige werkweek. Inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Boven op je maandelijkse salaris krijg je van ons ook een individueel keuzebudget van 17,05% dat je kunt laten uitbetalen of fiscaalvoordelig kunt uitruilen voor de kosten van bijvoorbeeld een sportabonnement. Ook kun je dit gebruiken voor het kopen van extra vakantiedagen.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt- inclusief een solide vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid. Een geruststellende gedachte, mocht je hier ooit mee te maken krijgen.
• Een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract.

En wat nog meer?

Een mooi onboarding programma en een moderne werkplek in Amstelveen. Uiteraard hebben wij nog andere aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Of je voorkeur nu uitgaat naar een goed salaris of meer tijd voor jezelf, sport en hobby's. Het kan allemaal. Bekijk onze arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

De ambtelijke organisatie AA werkt voor de gemeentebesturen van Aalsmeer en Amstelveen. Twee gemeentebesturen voor een totaal van ongeveer 120.000 inwoners, bediend door één ambtelijke organisatie.

Team Informatievoorziening maakt deel uit van de afdeling Automatisering en Informatiemanage-ment. De andere teams van deze afdeling zijn Advies & projecten, Infrastructuur & Servicedesk, Data en Applicaties. De afdeling is verantwoordelijk voor ICT-beheer en onderhoud, de geo- en basisregistraties, de documentaire informatievoorziening, informatie- en archiefbeheer, informatie-beveiliging en privacy, regie op de kwaliteit van de informatiehuishouding, proces- en projectma-nagement en advies.

In team Informatievoorziening zitten specialisten die kennis hebben van informatie, digitalisering en informatieprocessen. Zij houden zich bezig met het brede gebied van informatievoorziening, waaronder het informatiebeheer, archiveren, tijdig vernietigen en overbrengen van informatie, adviseren, vinden van informatie en de vastlegging en optimalisatie van informatieprocessen. Sa-men met de organisatie stellen we beleid op over het omgaan met informatie. Op basis van het beleid regisseert team Informatievoorziening het meten en verbeteren van de informatiehuishou-ding. Daarnaast stuurt het team ook het ontwerpen, digitaliseren en inrichten van processen aan. In applicaties, zoals het Microsoft 365 platform, ondersteunen we gebruikers en nemen we het voortouw in de digitalisering van organisatieprocessen voor burgers, bedrijven, maar ook voor de interne organisatie.

Talent staat bij ons voorop

Jouw talent staat centraal ongeacht wie je bent en waar je vandaan komt. Hoe je achternaam ge-speld is, hoe oud je bent, van wie je houdt, wat je gelooft en of je een beperking hebt, zegt niks over jouw geschiktheid voor deze vacature. Talent als basis, diversiteit als kracht. Voel je welkom om te solliciteren!

Enthousiast geraakt?

Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie! Doe dit zo snel mogelijk. Zodra een geschikte kandidaat reageert, starten we de sollicitatiegesprekken. Voor inhoudelijke vragen kun je bellen met Eliza Bole (Teamleider Informatievoorziening). Voor vragen over de procedure kun je terecht bij Michelle Doedens (Corporate Recruiter) via 06 – 42 05 89 17. Zij zijn ook bereikbaar via 020 - 540 4911. Stuur je liever een Whatsapp? Dat kan ook. Of je nu belt of appt, we staan je graag te woord!

Wat verder goed is om te weten

• Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Als ambtenaar leg je aan het begin van de aanstelling een ambtseed/belofte af.
• Een referentiecheck maakt deel uit van onze selectieprocedure.
• Deze vacature hebben wij in eigen beheer. Daarom gaan wij niet in op acquisitie.